Einleitung
Der Zweck dieser Integration ist es, eine reibungslose Lösung für die Synchronisierung und Verwaltung von Kalenderdaten zwischen MeetingBox's „Meine Agenda“, Outlook Kalender und Microsoft Teams zu bieten. Die Funktionalität ist als zuschaltbares Modul namens „Sync Tasks, Meetings & Appointments“ im System konzipiert.
Ziel
Die Ziele dieser Integration sind wie folgt:
Ein zuverlässiger Synchronisationsmechanismus zwischen MeetingBox's „Meine Agenda“ und Outlook Kalender, um manuelle Übertragungen zu vermeiden.
Ermöglichung der automatischen Synchronisierung von neuen Aufgaben, Terminen und Meetings, die in MeetingBox erstellt wurden, mit dem Outlook-Kalender und umgekehrt.
Synchronisierte Aufgaben werden als Ereignisse im Outlook-Kalender angezeigt und können so in Meetings umgewandelt werden.
Integration von Meetings und Terminen in Microsoft Teams für bessere Zusammenarbeit und Zeitmanagement.
Relevante Module
Für die Synchronisierung von Aufgaben mit dem Outlook-Kalender - Tab „Meine Agenda“ im Kalender
Für die Synchronisierung von Meetings und Terminen mit Outlook-Kalender – Tabs „Meine Agenda“, „Mein Kalender“, „HR“
"Sync Tasks, Meetings & Appointments" aktivieren
Das zuschaltbare Modul „Sync Tasks, Meetings & Appointments“ muss im System aktiviert ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie in den Azure-Einstellungen unter der Outlook-App die Client-ID, die Mandanten-ID und die geheime Schlüssel-ID für die Synchronisierung aktualisieren. Besuchen Sie das Azure-Portal, um diese Schlüssel zu generieren: https://portal.azure.com/.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden neue Termine und Meetings, die in MeetingBox erstellt werden, automatisch mit dem Outlook-Kalender synchronisiert und vice versa.
Neue Meetings und Termine in Meetingbox‘s „Meine Agenda“ erstellen
So werden neue Meetings und Termine in Meetingbox hinzugefügt:
Navigieren Sie zum Tab „Kalender“ > Meine Agenda
Klicken Sie auf den Button „+Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie „Neue Meetings“/„Neuer Termin“ aus der Dropdown-Liste.
Geben Sie die Details des neuen Treffens/Termins an: Datum und Uhrzeit, Betreff, Teilnehmer-E-Mail.
Klicken Sie auf „Speichern“, um die Meeting-Details zu erstellen.
Das hinzugefügte Meeting wird automatisch mit dem Outlook-Kalender synchronisiert.
Neue Meetings und Termine in Outlook erstellen
So fügen Sie neue Meetings oder Termine ин Outlook zur Synchronisierung mit MeetingBox hinzu:
Klicken Sie in Outlook auf das Modul „Kalender“.
Erstellen Sie ein Meeting oder einen Termin, indem Sie die erforderlichen Details angeben, darunter: Datum und Uhrzeit, Betreff, Teilnehmer.
Meeting oder Termin speichern.
Das in Outlook erstellte Meeting oder der Termin wird automatisch mit dem MeetingBox-Kalender „Meine Agenda“ synchronisiert.
Hinweis: Derzeit gibt es auf keiner der beiden Plattformen die Möglichkeit, wiederkehrende Meetings oder Termine hinzuzufügen.
Termine und Meetings verwalten
Einfache Verwaltung von Terminen und Meetings sowohl im Outlook-Kalender als auch im MeetingBox-Kalender „Meine Agenda“ mit Microsoft Teams als Plattform für die Teilnahme an Meetings.
Meetings oder Termine, die im MeetingBox-Tab „Mein Kalender“ oder „HR“ erstellt werden, werden in „Meine Agenda“ des jeweiligen Users angezeigt und mit dem Outlook-Kalender synchronisiert.
Sich überschneidende Meetings oder Termine werden im Abschnitt für ganztägige Events mit dem Status „angefragt“ angezeigt, so dass der User entscheiden kann, ob er sie für die Zeiterfassung nutzen möchte oder nicht.
Alle Änderungen oder Löschungen von Daten im Kalender auf einer der beiden Plattformen werden auf beiden Plattformen übernommen.
Falls die Teilnehmer die Option „Sync Tasks, Meetings & Appointments“ im System aktiviert haben, werden die hinzugefügten Meetings und Termine sowohl in ihrem jeweiligen MeetingBox „Meine Agenda“-Kalender als auch in ihrem Outlook-Kalender sichtbar sein.
Alle User erhalten eine Benachrichtigung über Outlook, wenn ein neues Meeting/Termin hinzugefügt/aktualisiert/abgesagt wird.
Die User können den Verlauf von hinzugefügten/geänderten Meetings und Terminen überprüfen, einschließlich Informationen über die Plattform und den User, der die Änderungen vorgenommen hat.
Synchronisierung von Aufgaben aus „Meine Agenda“ mit Outlook
Die Option „ Sync Tasks with Outlook Calendar“ ist im Profilbereich des Users nur sichtbar, wenn das erlaubte Modul aktiviert ist.
So synchronisieren Sie Aufgaben aus „Meine Agenda“ mit Outlook:
Klicken Sie auf das User-Symbol auf der MeetingBox-Oberfläche in der oberen rechten Ecke.
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie den Tab „Haupteinstellungen“.
Suchen Sie die Option „Aufgaben mit Outlook-Kalender synchronisieren“.Aktivieren Sie die Option, um die automatische Synchronisierung der hinzugefügten Aufgaben mit dem Outlook-Kalender zu aktivieren:
Nach dem Aktivieren der Synchronisierung:
Navigieren Sie zurück zum Tab Kalender.
Gehen Sie zu „Meine Agenda“.
Wenn Sie eine neue Aufgabe hinzufügen, wird die Option „Zum Outlook-Kalender hinzufügen“ automatisch aktiviert.
Nachdem Sie die neue Aufgabe hinzugefügt haben, wird sie als Event im Outlook-Kalender synchronisiert.
Hinweis:
Die Option „Zum Outlook-Kalender hinzufügen“ ist eine zusätzliche Option, die nur in „Meine Agenda“ des MeetingBox-Kalenders verfügbar ist.
Der User kann die Option zur Deaktivierung der automatischen Synchronisierung auswählen und so die manuelle Kontrolle über die Aufgabensynchronisierung übernehmen.
Sich überschneidende Aufgaben werden im Abschnitt für ganztägige Events mit dem Status „angefragt“ angezeigt, so dass der User entscheiden kann, ob er sie für die Zeiterfassung nutzen möchte oder nicht.
Wenn Sie ein Ereignis in Outlook in ein Meeting umwandeln, bleiben die Aufgaben im MeetingBox-Kalender „Meine Agenda“ als Aufgaben erhalten.
Das Verschieben/Kopieren/Entfernen einer Aufgabe im Kalender „Meine Agenda“ in MeetingBox spiegelt die Änderungen im Outlook-Kalender wider. Aufgabenbeschreibungen werden nur von MB mit Outlook synchronisiert.
Änderungen an synchronisierten Ereignissen (z. B. Ändern des Titels, der Uhrzeit oder des Datums, Entfernen eines Ereignisses) im Outlook-Kalender werden in den MeetingBox-Aufgaben übernommen.